1. Mục đích
Khi thực hiện chi từ nguồn ngân sách cấp, kế toán có thể kiểm soát được số tiền đã chi, chưa chi hết để lập các chứng từ chi cho đủ hoặc các chứng từ nộp trả tương ứng để không mất thời gian kiểm tra đối chiếu.
2. Vấn đề
Kế toán chưa thể theo dõi số tiền đã chi và chưa chi hết trên các chứng từ Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, mà phải mở lần lượt các chứng từ thu quỹ tiền mặt, tiền gửi, các chứng từ chi trong kì để kiểm tra số đã chi và số chưa chi, mất nhiều thời gian.
3. Giải pháp
Phần mềm bổ sung thêm chức năng Tham chiếu trên các chứng từ chi tiền mặt, chi tiền gửi và chứng từ nghiệp vụ khác để kế toán dễ dàng theo dõi số tiền đã chi và chưa chi hết trên các chứng từ Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi.
4. Ví dụ
- Ngày 11/07/2023, kế toán rút dự toán tiền gửi cho tiểu mục 7799: số chứng từ CKKB00001, số tiền 10.000.000 đồng.
- Ngày 12/07/2023, kế toán rút dự toán tiền gửi cho tiểu mục 6551: số chứng từ CKKB00002, số tiền 5.000.000 đồng.
- Ngày 14/07/2023, kế toán lập chứng từ chi tiền gửi để chi mua CCDC văn phòng từ CKKB00001: số chứng từ CTG00001, tiểu mục 6552, số tiền 2.000.000 đồng.
- Ngày 16/07/2023, kế toán lập chứng từ chi tiền mặt để chi mua vật tư văn phòng từ CKKB00002: số chứng từ CTG00002, tiểu mục 6551, số tiền 1.000.000 đồng.
=> Ngày 20/07/2023, kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác để chi mua vật tư văn phòng.
5. Các bước thực hiện
1. Trên giao diện Chứng từ nghiệp vụ khác, chọn biểu tượng 3 chấm tại thông tin Tham chiếu. Chức năng này giúp anh/chị biết được Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ hoặc Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi nào chưa chi hết để lập chứng từ chi cho hợp lí.
2. Chọn Khoảng thời gian phát sinh Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi cần tham chiếu. Nhấn Lấy dữ liệu.
3. Hệ thống hiển thị Số đã chi, Số còn lại theo từng Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi như sau:
4. Chọn vào dòng chứng từ cần tham chiếu (ví dụ CKKB00001). Nhấn Chọn.
5. Lúc này trên giao diện chứng từ hiện thời sẽ hiển thị tham chiếu là phiếu thu CKKB 00001, anh/chị căn cứ vào Số còn lại trên phiếu thu CKKB00001 để hạch toán chi cho phù hợp.
6. Anh/chị có thể xóa phiếu thu tham chiếu bằng cách nhấn vào dấu x hoặc chọn lại phiếu thu tham chiếu nếu muốn.
*Lưu ý: 1 phiếu chi sẽ chỉ được tham chiếu đến 1 phiếu thu.
7. Trên giao diện Phiếu thu CKKB00001 sẽ hiển thị các phiếu chi có tham chiếu đến nó. Anh/chị có thể xóa phiếu chi tham chiếu bằng cách nhấn vào dấu x tại phiếu chi đó.
