Rút tạm ứng chưa cấp dự toán

Rút tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền mặt

Nợ TK 111: Tiền mặt

Có TK 3371: Kinh phí hoạt động bằng tiền

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng.

2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.

3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.

4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách.

Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng).

5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê…).
• ếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,…).

6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán.

Ví dụ:

Ngày 20/06/2022, đơn vị rút dự toán tạm ứng, số tiền: 5.000.000 đồng.

• Thanh toán tiền điện: 1.000.000 đồng
• Thanh toán tiền nước: 1.000.000 đồng
• Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm: 3.000.000 đồng

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán/Rút dự toán tiền mặt.

2. Tích chọn Tạm ứng chưa cấp dự toán.

3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền mặt.

• Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất.

5. Vào Tiện ích\Sinh phiếu thu.

6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. Với Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán chương trình không sinh hạch toán đồng thời.

7. Nhất Cất.

Rút tạm ứng kinh phí hoạt động bằng tiền mặt:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3371: Kinh phí hoạt động bằng tiền

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng.

2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.

3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.

4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách.

Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng)

5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê…).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,…).

6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi

8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán.

Ví dụ:

– Ngày 20/07/2022, đơn vị rút dự toán tạm ứng, số tiền: 5.000.000 đồng.

• Thanh toán tiền điện: 1.000.000 đồng
• Thanh toán tiền nước: 1.000.000 đồng
• Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm: 3.000.000 đồng

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi.

2. Tích chọn Tạm ứng chưa cấp dự toán.

3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền gửi.

• Nhập thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất.

5. Nhấn Tiện ích\Sinh chứng từ Chuyển khoản KB vào TK tiền gửi.

6. Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền gửi sang. Với Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán chương trình không sinh hạch toán đồng thời.

7. Nhấn Cất.

a. Chuyển khoản thanh toán các khoản chi hoạt động

Nợ TK 611, 241

Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp

b. Rút dự toán chuyển khoản thanh toán các khoản phải trả NLĐ và các khoản trích theo lương

Nợ TK 334, 332

Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp

c. Khi nhận được dự toán chính thức

Nợ TK 00821, 00822: Số dự toán chi hoạt động được giao

Nợ TK 0092: Số dự toán đầu tư XDCB được giao

d. Ghi nhận số tạm cấp dự toán đơn vị đã rút để sử dụng:

Có TK 008211, 008221, 00921, 00922

Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, thường theo trình tự sau:

1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng).
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (đối với các khoản chi không có hợp đồng nhưng giấy rút không thể hiện hết nội dung tạm ứng.

2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.

3. Kho bạc kiểm soát và duyệt tạm ứng cho đơn vị, và thanh toán số rút tạm ứng cho đơn vị.

4. Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) để hạch toán vào sổ sách.

Sau khi công việc được hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ, đồng thời đã nhận được dự toán đầu năm thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (nếu công việc đã hoàn thành có đầy đủ hồ sơ chứng từ mà chưa được cấp dự toán thì cũng chưa được làm thủ tục thanh toán tạm ứng)

5. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm:

• Nếu là tạm ứng bằng tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê…)
• Nếu là tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, các chứng từ , kèm theo các chứng từ gốc của nghiệp vụ phát sinh (hóa đơn, bảng kê,…)

6. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.

7. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi.

8. Khi dự toán năm được phê duyệt. Kế toán ghi sổ bút toán chuyển từ tạm ứng chưa cấp dự toán sang tạm ứng đã cấp dự toán.

Ví dụ:

– Ngày 20/01/2018, đơn vị rút dự toán tạm ứng chuyển khoản thanh toán các khoản như sau với số tiền: 12.000.000 đồng.

• Thanh toán tiền điện: 1.000.000 đồng.
• Thanh toán tiền nước: 1.000.000 đồng.
• Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm: 10.000.000 đồng.

– Ngày 30/01/2018, đơn vị nhận được dự toán giao chính thức: 25.000.000 đồng.

– Ngày 30/01/2018, đơn vị ghi nhận số tạm cấp đã rút để sử dụng: 12.000.000 đồng.

– Ngày 31/01/2018, đơn vị lập bảng kê tạm ứng chưa cấp dự toán, mang đầy đủ hồ sơ mang ra kho bạc để thanh toán.

A. Lập chứng từ rút dự toán

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán/Rút dự toán chuyển khoản.

2. Tích chọn Tạm ứng chưa cấp dự toán.

3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán chuyển khoản.

• Nhập thông tin chung: Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền.
• Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
• Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất.

5. Nhấn Đồng ý khi hệ thống hiển thị thông báo Bạn có muốn sinh chứng từ Chuyển khoản kho bạc không?

6. Kiểm tra lại thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vừa sinh từ Rút dự toán chuyển khoản:

• Phần mềm tự sinh TK Nợ 61111, TK Có 5111, Cấp phát: Dự toán, Nghiệp vụ là Tạm ứng đã cấp dự toán.
• Căn cứ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để sửa lại bút toán cho phù hợp.
• Với Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán chương trình không sinh hạch toán đồng thời.

7. Nhấn Cất.

B. Khi được giao dự toán chính thức

Trường hợp đơn vị được NSNN tạm cấp dự toán (trong thời gian chưa kịp giao dự toán chính thức), số tạm cấp dự toán chưa được hạch toán vào TK 008 (mà chỉ hạch toán vào TK trong bảng). Khi được giao dự toán chính thức, thực hiện như sau:

1. Lập chứng từ nhận dự toán để ghi nhận số dự toán chính thức được giao, xem chi tiết tại đây.

2. Ghi nhận số tạm cấp dự toán đơn vị đã rút để sử dụng Có 008211 (Tạm ứng kinh phí thường xuyên), 008221 (Tạm ứng kinh phí không thường xuyên).

– Vào Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác/Chứng từ nghiệp vụ khác.

– Khai báo các thông tin trên Chứng từ nghiệp vụ khác.

• Nhập Diễn giải.
• Nhập thông tin Chứng từ: Ngày CT, Ngày HT, Số CT.
• Nhập TK Có 008211/008221, Số tiền, MLNS, Nghiệp vụ là Tạm ứng chưa cấp dự toán.

– Nhấn Cất.