Giúp kế toán thiết lập các quy tắc đánh số chứng từ để phân biệt các loại chứng từ và dễ kiểm soát các loại chứng từ khi in sổ sách và tra cứu.
Các bước thực hiện:
1. Chọn menu Thiết lập\Tùy chọn.
2. Chọn tab Quy tắc đánh số chứng từ. Nhấn Sửa.
3. Quy tắc đánh số: Tùy chỉnh thiết lập quy tắc cho từng loại chứng từ phần mềm đã mặc định sẵn.
- Tiền tố: Là các kí tự chữ cái đầu tiên. Ví dụ: PC, PT, CTG,…
- Giá trị phần số: Là giá trị dạng số thứ tự đầu tiên được sắp xếp.
- Tổng số ký tự phần số: Là tổng số ký tự phần số không tính hậu tố. Ví dụ thiết lập độ dài phần số là 5, giá trị bắt đầu là 1 => Phần sau tiền tố của Số chứng từ mới sẽ là 00001, 00002, 00003,…
- Hậu tố: Nếu thiết lập thì số hậu tố sẽ được thêm vào sau mỗi Số chứng từ mới. Ví dụ: thiết lập hậu tố là 2 thì các Số chứng từ mới sẽ là PC000012, PC000022, PC000032,…
4. Quy tắc sửa số chứng từ; Mã danh mục:
- Nếu tích chọn Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ khi người dùng sửa số chứng từ, mã danh mục thì hệ thống sẽ tự động cập nhật quy tắc mới khi người dùng sửa trên màn hình chứng từ.
- Tích chọn Quy tắc cập nhật là tăng số từ trái qua phải hoặc từ phải qua trái.
5. Nhấn Cất.
