1. Mục đích
Khi lập hồ sơ giao dịch kho bạc, kế toán có thể biết được chứng từ kho bạc nào đã lập hồ sơ/chưa lập hồ sơ để tránh lập trùng chứng từ gửi KBNN.
2. Chi tiết thay đổi
Thông thường trong cùng 1 khoảng thời gian, kế toán sẽ lập rất nhiều hồ sơ giao dịch để gửi đi KBNN, và đều phải chọn lại các chứng từ để lập hồ sơ. Trường hợp chứng từ đã được lập cho bộ hồ sơ trước mà lại lập lại ở bộ hồ sơ sau đó thì KBNN sẽ từ chối vì không hợp lệ, khi đó hồ sơ sẽ bị trả về, kế toán cần tìm lại đúng chứng từ chưa lập hồ sơ giao dịch để lập lại cho đúng cho đủ.
– Trước phiên bản R3: Kế toán chưa phân biệt được chứng từ nào đã được lập hồ sơ giao dịch với KBNN, chứng từ nào chưa, nếu muốn biết thì chỉ còn cách xem lại các hồ sơ đã lập trước đó.
– Kể từ phiên bản R3: Phần mềm bổ sung thêm cột Đã lập hồ sơ tại các màn hình danh sách chứng từ: Rút dự toán, Chuyển khoản kho bạc, Bảng kê chứng từ thanh toán, Nhập quỹ tiền mặt.
Cụ thể như sau:
- Hệ thống sẽ tự động tích chọn Đã lập hồ sơ với các chứng từ đã được lập hồ sơ trong phân hệ Kho bạc điện tử.
- Còn với các chứng từ đã lập hồ sơ giao dịch nhưng không thao tác trên phần mềm (qua cổng DVC hoặc nộp trực tiếp) thì anh/chị có thể chủ động đánh dấu đã lập hồ sơ bằng cách:
-
- Nhấn dấu mũi tên cạnh Xem/Sửa, chọn Đã lập hồ sơ => Phần mềm sẽ tích chọn vào cột Đã lập hồ sơ cho chứng từ đó.
-
- Nếu muốn bỏ tích chọn cho các chứng từ này thì nhấn dấu mũi tên cạnh Xem/Sửa, chọn Hủy lập hồ sơ.
