Với trường hợp kế toán không lập bảng lương trên phần mềm, mà thực hiện tính lương bên ngoài, ví dụ như tính lương trên file excel, nhưng muốn ghi nhận việc trả lương, hạch toán chi phí lương trên phần mềm thì thực hiện như sau:
Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết
Bước 1: Rút dự toán tiền gửi trả lương
Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc như bảng lương có chữ ký của cán bộ nhân viên,… đơn vị rút dự toán tạm ứng bằng tiền gửi để trả lương cho cán bộ nhân viên.
Các thao tác thực hiện như sau:
1. Vào nghiệp vụ Kho bạc\Rút dự toán.
2. Nhấn Thêm\Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm.
- Chọn hình thức: Tạm ứng đã cấp dự toán.
- Nhập thông tin Đơn vị trả tiền, Đơn vị nhận tiền, Chứng từ.
- Nhập Diễn giải là nội dung thanh toán trên mẫu C2-02a/NS.
- Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải chi tiết, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.
3. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo, tích chọn Chuyển khoản kho bạc vào tài khoản tiền gửi để trả lương. Nhấn Đồng ý.
4. Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm đã tự sinh hạch toán Nợ TK 1121/Có TK 3371 – nghiệp vụ Tạm ứng đã cấp dự toán dựa theo tính chất nguồn kinh phí đồng thời Có TK 008211 tương ứng.
5. Tích chọn Tự động sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương. Nhấn Cất.
Hoặc trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi được sinh từ chứng từ Rút dự toán chuyển khoản lương, bảo hiểm, nhấn Tiện ích\Sinh chứng từ trả lương.
6. Trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi vừa lập, nhấn In Giấy rút dự toán ngân sách (Mẫu C2-02a/NS).
– Trên bảng Tham số báo cáo, ở mục Cách hiển thị tùy chọn các thông tin:
- Số dòng trống hiển thị ở trang cuối: nếu không cần dòng trống thì chọn về 0.
- Tích chọn Cộng gộp các bút toán giống nhau.
- Nội dung thanh toán là: chọn lại diễn giải chứng từ.
– Sau khi chọn xong các tham số báo cáo, nhấn Đồng ý.
Bước 2: Chi trả lương bằng tiền gửi
1. Phần mềm sinh chứng từ Chi tiền gửi trả lương, tự động hạch toán TK Nợ 3341, TK Có 1121.
2. Tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương. Nhấn Cất.
Lưu ý: Trường hợp không tích chọn Tự động sinh chứng từ Hạch toán chi phí lương thì trên chứng từ, anh/chị vào Tiện ích/Hạch toán chi phí lương để sinh chứng từ hạch toán chi phí.
Bước 3: Hạch toán chi phí lương
1. Phần mềm sinh Chứng từ hạch toán chi phí lương trên Chứng từ nghiệp vụ khác, tự sinh hạch toán Nợ TK 61121/Có TK 3341 dựa theo tính chất nguồn kinh phí.
Lưu ý: Tiểu mục lương, phụ cấp chọn lại tương ứng với từng khoản chi lương.
2. Nhấn Cất.
Bước 4: Lập bảng kê thanh toán tạm ứng
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Lập bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán.
2. Chọn Khoảng thời gian lập bảng kê, Diễn giải.
3. Tại tab Bảng kê, tích chọn các chứng từ cần lập bảng kê.
4. Nhấn Cất.
Bước 5: Thanh toán với kho bạc
Sau khi được Kho bạc chấp nhận thanh toán, kế toán hoàn tất thanh toán trên phần mềm như sau:
1. Vào phân hệ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán.
2. Chọn bảng kê thanh toán tạm ứng cần thanh toán với kho bạc.
3. Chọn tab Thanh toán, tích chọn các chứng từ cần lập thanh toán với kho bạc.
4. Nhấn Thanh toán.
5. Sau khi thanh toán xong, phần mềm tự động hạch toán đồng thời tại tab Hạch toán đồng thời, ghi:
Có TK 008221 – số tiền âm
Có TK 008222 – số tiền dương
Bước 6: Kết chuyển số đã thanh toán tạm ứng từ TK 3371 sang TK 511
1. Vào Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Chứng từ nghiệp vụ khác.
2. Trên danh sách Chứng từ nghiệp vụ khác, kích chuột vào biểu tượng cạnh Xem/Sửa tại chứng từ hạch toán chi phí lương vừa thanh toán với Kho bạc ở Bước 5, nhấn Nhân bản.
3. Phần mềm sẽ sinh ra 1 chứng từ giống chứng từ hạch toán chi phí lương, anh/chị sẽ sửa lại nội dung Diễn giải, và TK Nợ 3371, TK Có 5112 ( nguồn không thường xuyên).
4. Nhấn Cất.
